Policy för behandling av personuppgifter

1 Bakgrund

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att kunna fullgöra och administrera våra rättsliga skyldigheter och krav från myndigheter samt följa och uppfylla ingångna avtal. Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi kan också behöva dina personuppgifter för att utföra kursutvärderingar och marknadsundersökningar samt ge dig bra service exempelvis vad gäller marknadsföring, uppföljning och information kring ditt deltagande i vår verksamhet.

2 Syfte

Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

3 Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal med myndighet, våra allmänna villkor och lag samt för att fullgöra bedrivandet av folkbildning som är en uppgift av allmänt intresse. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Personnummer/LMA-nummer
• Användarnamn
• Fotografier/bilder/filmer/ljudupptagningar
• Betal- och kreditkortsnummer, kontonummer och andra bankrelaterade uppgifter
• Utbildningsdeltagande
• Uppgifter som du självmant och frivilligt uppger

Känsliga personuppgifter

Medborgarskolan kan behandla känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung eller som rör hälsa om behandlingen är nödvändig för en hantering som motsvarar handläggning av ett ärende hos en myndighet, eller i annat fall, om behandlingen är nödvändig i verksamheten och inte innebär ett otillbörligt intrång i den registrerades personliga integritet

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Vi får i första hand tillgång till dina personuppgifter genom att du själv uppger dem till oss i samband med din anmälan till en kurs eller utbildning. Vi kan även få tillgång på följande sätt:

• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
• Uppgifter som vi får från offentliga register
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra föreläsningar, kurser, utbildningar eller seminarier
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss
• Uppgifter som vi får vid kreditprövning
• Uppgifter som vi får i samband med uppdrag från myndighet
• Uppgifter som vi får från andra studieförbund i syfte att säkerställa att regler och villkor för statsbidrag följs. Detta kan gälla även för uppgifter som har insamlats innan senaste uppdateringen av denna policy.
• Uppgifter som vi får vid eventuell kameraövervakning i våra lokaler. Dessa lokaler är skyltade enligt Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) riktlinjer.

På vilka sätt och med vilken grund behandlar vi dina personuppgifter?

Genom bestämmelser i förordningen om statsbidrag till folkbildningen är det fastställt i svensk rätt att folkhögskolornas och studieförbundens bedrivande av utbildnings-, bildnings- och kulturverksamhet är en uppgift av allmänt intresse. Även folkbildningsverksamhet som omfattas av kommun- eller regionbeslut anses som en uppgift av allmänt intresse. Medborgarskolan behandlar personuppgifter med stöd av allmänt intresse för att administrera kursverksamhet och kommunicera med kursdeltagare samt för att tillgodose förordningskrav jämte Folkbildningsrådets och andra bidragsgivares krav på uppföljning, utvärdering och kvalitetsgranskning av Medborgarskolans verksamhet (t.ex. genom deltagarundersökningar och statistiska studier). Inom ramen för denna behandling kan personuppgifter komma att samköras mellan två eller flera av de tio studieförbunden med ändamålet att säkerställa att regler och villkor för statsbidrag följs. Det kan gälla även för uppgifter som har insamlats innan senaste uppdateringen av denna policy.

Vi behandlar även personuppgifter med stöd i lag, sk rättslig förpliktelse, såsom t.ex. krav enligt bokföringslagen.

Utöver vår behandling av personuppgifter med stöd av allmänt intresse eller rättslig förpliktelse behandlar vi dina personuppgifter med stöd av det avtal du ingår med oss i samband med att du deltar i kursverksamhet. Vi behandlar dina personuppgifter för de uttalade syften som framgår av avtalet och i den utsträckning som krävs för att vi ska kunna uppfylla avtalet och leverera vår utbildningstjänst.

I vissa fall behandlar vi även personuppgifter med stöd av s.k. intresseavvägning. Detta sker främst vid behandling för marknadsföringsändamål eller för informationssyften.

Vad gäller sådan behandling av personuppgifter som inte är nödvändig för att uppfylla avtalet eller som inte har stöd i det allmänna intresset eller lag kommer vi att be om ditt samtycke i anslutning till att vi inhämtar dessa personuppgifter. Detta gäller

• Uppgifter du lämnar i ev. hälsodeklaration
• Om vi planerar att använda bilder på dig eller ditt barn när vi berättar om vår verksamhet i t ex nyhetsbrev, kursprogram eller hemsida

Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke till sådan behandling som anges ovan. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.

Vilken information ger vi till dig?

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Detta sker i praktiken genom hänvisning till denna policy. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?

Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Endast personer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter och Medborgarskolans åtaganden ska ha tillgång till personuppgifter.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra incidenter som kan innebära en risk för din integritet. Vi har avtal med våra IT-leverantörer rörande IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vi överför inte personuppgifter till tredje part i annat fall än då vi har uttryckligt stöd i avtal eller annan rättslig grund i denna policy och vi överför aldrig personuppgifter utanför EU/ESS.

Vi är skyldiga att på begäran lämna ut de personuppgifter som Folkbildningsrådet, statliga myndigheter samt kommuner eller regioner bedömer vara nödvändiga för att kunna fullgöra sina myndighetsuppgifter, när sådan begäran sker med stöd av förordning eller lagstiftning. Överföringen sker därmed med stöd av grunden rättslig förpliktelse.

Vi kan komma att överföra personuppgifter till andra studieförbund på grund av krav att säkerställa att regler och villkor för statsbidrag följs. Det kan gälla även för uppgifter som har insamlats innan senaste uppdateringen av denna policy.

I vissa fall överförs personuppgifter till våra underleverantörer för till exempel marknadsförings-, informations och uppföljningsändamål, för att tillhandahålla och administrera kurser, samt för lagring.

Om det är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla och administrera en kurs kan vi komma att använda oss av hjälpmedel såsom olika smarta IT-lösningar.

I varje kursprogram kommer varje deltagare att informeras om vilka utbildningsplattformar som kan komma att användas för att tillhandahålla och administrera kursen. Personuppgifter som en kursdeltagare har lämnat till oss kan komma att överföras till en utbildningsplattform i syfte att kursdeltagaren ska kunna delta i kursaktiviteterna. Vi kommer aldrig att överföra mer uppgifter än vad som är nödvändigt för att kunna arrangera kursen. Vid användande av olika utbildningsplattformar kan kursdeltagarna se information om varandra såsom användarnamn och personlig profilbild.

Se mer om personuppgiftsbiträden i punkt 5 nedan.

Rutiner för gallring

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla avtalet med dig och bevaka våra rättigheter eller där vi har stöd i lag eller i riktlinjer och beslut från Folkbildningsrådet. Till exempel är vi enligt bokföringslagen skyldiga att lagra närvarolistor och kulturprogramrapporter i sju år.

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än innevarande kalenderår plus två år efter avslutad kurs eller utbildning om inte det krävs för att uppfylla vår uppgift av allmänt intresse eller har stöd i lag. För det fall vi behandlar personuppgifter med stöd av intresseavvägning så spar vi dem så länge du kan tänkas vara intresserad av det vi marknadsför och informerar om.

4 Dina rättigheter

Återkalla samtycke

Om du vill återkalla ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i punkt 6 nedan.

Begäran om rättelse eller radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter rättas eller raderas. Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas eller att invända mot sådan 32 behandling på sätt som följer av dataskyddsförordningen eller nationell integritetslagstiftning. Efter en sådan begäran prövar vi om det finns skäl för sådan ändring. Om du önskar rättelse eller radering kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i punkt 6 nedan.

Begäran om registerutdrag

Du har rätt att begära utdrag från Medborgarskolan och våra register/system i vilka personuppgifter om dig behandlas och i sådant utdrag får besked om vilka personuppgifter om dig som Medborgarskolan behandlar och hur vi behandlar dessa.

Vid begäran om registerutdrag kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i punkt 6 nedan. Du kommer att behöva legitimera dig när du hämtar ut ditt registerutdrag.

Integritetsskyddsmyndigheten

Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter och dataskydd i Sverige. Du har rätt att inge klagomål kring behandling av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Kontaktuppgifter till IMY återfinns på www.imy.se/om-oss/imy

5 Personuppgiftsansvarig och våra biträden

Medborgarskolan är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Medborgarskolan består av sju juridiska personer, sex regioner och ett förbundskansli. Varje juridisk person är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för dess verksamhet. Om du vill veta vilken av de sju juridiska personerna som är personuppgiftsansvarig för just dina personuppgifter, kontakta oss enligt punkt 6 nedan.

Rapportering och uppföljning av folkbildningsverksamhet enligt förordningen om statsbidrag till folkbildningen sker i ett gemensamt system för alla regioner inom Medborgarskolan och förbundskansliet. Förbundskansliet rapporterar statsbidragsberättigad verksamhet till SCB i enlighet med anvisningar från Folkbildningsrådet.

Medborgarskolan har personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer och samarbetspartners, därigenom säkerställer vi att personuppgifter behandlas i enlighet med denna policy.

6 Kontaktuppgifter

Om du har frågor kring behandlingen av dina personuppgifterna eller om du upplever att dessa är felaktiga, vill begära rättelse, radering, begränsning eller vill invända mot behandlingen vänligen kontakta oss. Se karta över regions indelning här

Personuppgiftsansvariga:

• Studieförbundet Medborgarskolan, org.nr 817600–7089 Förbundskansli
• Medborgarskolan region Mitt, org.nr 875000-6150
• Medborgarskolan Nord, org.nr 894701–8308 33
• Medborgarskolan Stockholmsregionen, org.nr 802006–0524
• Medborgarskolan Syd, org.nr 842000–5673
• Medborgarskolan Region Väst, org.nr 849400–1913
• Medborgarskolan Öst, org.nr 826000–8209

E-postadress: dataskydd@medborgarskolan.se

Telefonnummer: 010-157 57 57

Adress: Dataskydd, Medborgarskolan, Box 2028, 75002 Uppsala

/Medborgarskolan (senast reviderad 2023-12-18)